Como gerir melhor o seu tempo e aumentar a produtividade?

Você já passou por situações de estresse no trabalho por falta de tempo? Precisa criar uma rotina empresarial para gerir melhor as suas atividades quotidianas? No mundo de hoje, a célebre frase de Benjamin Franklin “time is money”, ou tempo é dinheiro, faz todo o sentido. Quando nos referimos ao universo do empreendedorismo, sabemos que a gestão do tempo demanda mais atenção do responsável pelo negócio.

Nunca antes na História  o tempo se valorizou como um ativo valioso. Na era da informação, tudo o que fazemos demanda tempo, em maior ou menor grau. Por isso é fundamental estabelecer o gerenciamento adequado da sua rotina. Não só para cumprir com toda a agenda de compromissos do dia, como também para otimizar suas tarefas e driblar da melhor forma a falta de tempo.

Seguindo este raciocínio, a boa gestão do tempo se tornou imprescindível para quem quer empreender com qualidade . Se você é empreendedor e está sentindo os efeitos da falta de tempo no seu dia a dia, siga este post e saiba como fazer para aumentar a sua produtividade a partir de um programa para gestão do tempo.

Estabelecer uma agenda: planejamento consistente!

A qualidade na maneira de gastar nosso tempo está relacionada ao modo como nos organizamos na hora de partir para a ação no dia a dia. Por isso é extremamente importante estabelecer uma agenda, além de seguir à risca os compromissos para organizar da melhor forma suas atividades diárias.

Mantenha o fluxo das rotinas: organizar é construir hábitos!

De nada adianta manter uma agenda organizada se depois não seguir os compromissos como previsto. Tenha em mente que é fundamental conciliar a sua agenda com um fluxo para o cumprimento da rotina da maneira mais fiel possível. Não é difícil perceber que o hábito em seguir os agendamentos vai fazer o seu tempo fluir de modo mais adequado.

Estabeleça metas: siga seus planejamentos!

Agora que você já colocou seus compromissos na agenda e começou a seguir sua nova rotina, inicie um programa de metas. Assim você vai controlar com mais segurança o que vale a pena manter na agenda e o que pode se resolver a longo prazo. É possível ainda organizar seu tempo pelo nível de dificuldade das tarefas e prazo de entrega. Dessa forma, em atividades que demandam maior empenho e dedicação há também a exigência de mais tempo para melhor execução. Já aquelas que possuem prazo menor devem ter prioridade no seu quadro de horários.

Você sabe a diferença entre tarefas estratégicas e tarefas automáticas? Tarefas estratégicas são aquelas que agregam alto valor, influenciam diretamente na geração de receita da empresa, como processos de criação e produção. Já as tarefas que são automáticas, ficam em segundo plano, já que fazem parte das rotinas padronizada do seu negócio. Procure entender a relação e veja onde você deve investir melhor o seu tempo.

Técnicas para otimizar seu rendimento

É praticamente impossível ser criativo e produzir o dia inteiro, afinal, você não é uma máquina. Por isso, para quem busca estar sempre entregando melhor desempenho, pode se beneficiar de técnicas para otimizar o seu rendimento. Atualmente, as técnicas mais populares são:

1. Gramificação – Uma técnica muito bem aceita por tratar cada tarefa como um jogo. Tornando este processo mais divertido podendo até mesmo gerar recompensas que também sejam convertidas em incentivos reais. Isso vai motivar ainda mais seus colaboradores a realizar suas atividades de forma mais eficaz.
2. Regra dos 5 minutos – Imagina que você tenha uma tarefa que exija muito de sua capacidade e essa tarefa tenha um prazo relativamente curto, e você espertamente vai dividir essa tarefa em pequenos processos e se desafiar a concluir cada etapa dessa tarefa em até cinco minutos e se dedicar ao máximo para finaliza-la antes. Dessa forma, a complexidade da tarefa passa despercebida e a motivação estará sempre em alta.
3. E por último, mas, não menos importante, a técnica pomodoro, a queridinha do momento pelos CEOs, essa técnica faz alusão ao famoso molho pomodoro e consiste em focar totalmente em uma atividade num período de 25 minutos e após este período, descansar por 5 minutos, como o molho. Sendo assim, a cada quatro sessões pomodoros (25+5 minutos), você ou seu colaborador ganha 15 minutos de descanso.

 

Aplicativos que podem te ajudar a organizar seu tempo

Por que não uma ajudinha da tecnologia para ajudar a gerir seu tempo. Confira estes aplicativos:

Google Agenda

Uma agenda virtual e sincronizada com o email do Google, esse sistema te ajuda a organizar compromissos, definindo horários específicos – ou um período inteiro – e permite configurar lembretes

É possível também enviar convites via e-mail e solicitar a confirmação da presença de outra pessoa nos eventos. O app, que também pode ser acionado pelo desktop, está disponível para Android e iOS.

Google Keep

Aplicativo para criação de listas e notas do Google, o Google Keep pode ser acessado via Android, iOS e desktop, tanto Windows quanto iMac. Sincronizado com o Google Drive, é perfeito para organizar os compromissos do dia, anotações rápidas, listas de tarefas..

Trello

Sistema inspirado na técnica Kanban, o Trello permite que se crie cartões com as tarefas que podem ser movimentados entre colunas de cada fase da tarefa, como por exemplo “Produção” e “Concluído”.

Cada cartão pode ser configurado com uma tag de cor, data e horário para entrega, anexos de documentos, links, imagens e outras informações facilitando o trabalho.

Está disponível para IOS, Android e Desktop.

Evernote

O Evernote é um aplicativo para tarefas diárias, através de anotações, pioneiro no mercado e está disponivel para IOS, Android e Desktop.

Ao criar listas de tarefas diárias, o usuário pode adicionar etiquetas personalizadas, de modo a diferenciar cada item. Também é possível inserir mensagens de voz e imagens nas tarefas.

 

Com as dicas acima, sua gestão do tempo vai otimizar sua rotina de trabalho. Assim você vai ter a exata noção do tempo livre, e como pode usar este valioso ativo para fazer algum curso e aprimorar conhecimentos. No mundo atual, saber se comunicar adequadamente em ambientes corporativos conta bastante para quem empreende. Pensando nisso, o contato com colaboradores, fornecedores e clientes precisa ter a fluidez necessária para o alcance dos melhores resultados nos relacionamentos interpessoais. Aproveitar o tempo livre para investir no desenvolvimento desta habilidade pode trazer mais produtividade em menos tempo! Comece a elaborar sua agenda e a priorizar suas metas já!